1. Tentang WAVE
WAVE (Waskita Application Vendor Excellence) adalah aplikasi vendor management system PT Waskita Karya (Persero) tbk. Sejak tahun 2019 Waskita menerapkan sistem pendaftaran dan seleksi rekanan dengan aplikasi WAVE. Pada tahun 2021, Waskita bekerja sama dengan Pengadaan.com sebagai aplikasi pihak ketiga yang terintegrasi. Sejak saat itu, WAVE bersama Pengadaan.com telah digunakan sebagai referensi Daftar Rekanan Waskita oleh Project, Business Unit dan Corporate Office di Lingkungan Waskita untuk melakukan pencarian, seleksi, administrasi dan manajemen data vendor.
1.2. Saya sudah pernah mendaftar/melakukan pengisian data dan dokumen di WAVE, apakah saya perlu mendaftar di Pengadaan.com?Tidak perlu. Data pengadaan.com sudah terintegrasi di WAVE, sehingga apabila sudah lebih dahulu terdaftar di WAVE, vendor tidak perlu melakukan pendaftaran lagi di pengadaan.com. Sebaliknya apabila sudah lebih dahulu terdaftar di pengadaan.com, proses pengisian data dan dokumen di WAVE yang tidak dilanjutkan, akan otomatis terbarui oleh data dan dokumen dari pengadaan.com setelah berstatus Calon Rekanan BUMN Approved dan kemudian diapprove oleh SCM Division Waskita.
1.3. Dimana saya bisa mendapat informasi apabila diadakan lelang?Informasi Pengadaan dapat diperoleh pada menu bagian atas atau header, yaitu pada menu [Pengadaan].
1.4. Apabila kami sudah menjadi rekanan Waskita dengan bidang usaha tertentu dan ingin mengikuti lelang bidang usaha lainnya apakah kami harus melakukan daftar baru?DnB akan berpengaruh kepada penilaian PB-04 supplier besar dan sub-kontraktor besar (yang memiliki nilai kontrak diatas 50 Miliar Rupiah) sehingga WAVE akan meminta data tersebut. Untuk memvalidasinya, dibutuhkan dokumen pendukungnya.
2. Kendala Login
Pastikan password yang diinput saat login sudah benar. Apabila lupa password, maka Bapak/Ibu dapat klik [Forgot Password?] pada laman utama https://wave.waskita.co.id/auth/login. Kemudian tuliskan email pada field yang tersedia untuk menerima email Request New Password yang berisikan link untuk me-reset password. Ikuti petunjuk yang diberikan pada email tersebut.
2.2. Bagaimana cara mengubah Password?Mengubah password dapat dilakukan dengan langkah yang sama dengan lupa password yaitu dengan klik [Forgot Password?] pada laman utama WAVE atau melalui link https://wave.waskita.co.id/auth/forgot_password.
2.3. Saya sudah berhasil ubah password, namun tidak ada email notifikasi yang masukMohon cek folder spam atau konsultasikan dengan pihak IT perusahaan Bapak/Ibu apakah ada aturan yang memblokir masuknya email tertentu.
3. Kendala Pengisian
Bapak/Ibu dapat melakukan pengecekkan alasan penolakan dengan klik tombol [Notifikasi Penolakan] pada dashboard. Selain itu, penjelasan terkait notifikasi penolakan juga dikirimkan melalui email ke alamat email yang didaftarkan. Apabila Bapak/Ibu melakukan pengecekkan data/dokumen yang sebelumnya sudah diisi, untuk data/dokumen yang salah setelah diverifikasi akan bertanda silang (x) pada masing-masing fieldnya. Mohon agar dapat diperbaiki sesuai catatan dari verifikator.
3.2. Kendala data dan dokumenDokumen vendor Badan Usaha: 1. Akta Pendirian berikut SK kemenkumham; 2. Akta Perubahan anggaran dasar yang menyatakan susunan pengurus dan susunan pemegang saham terakhir berikut SK kemenkumham; 3. NIK dan NPWP pengurus dan pemegang saham perorangan, atau NPWP dan SK Kemenkumham pemegang saham Badan Usaha; 4. Izin Usaha berbasis resiko atau NIB atau TDP dan domisili; 5. Izin Usaha SIUP bagi supplier atau SIUJK bagi subkontraktor atau Izin Usaha lainnya apabila ada; 6. Dokumen Tenaga Kerja (NIK, Bukti Potong PPh 21 Tahunan, Surat Pengangkatan Karyawan & NPWP) apabila ada; 7. Dokumen Pengalaman Kerja ( Surat Referensi Pemberi Kerja, SPK/Kontrak, dan BAST) apabila memiliki pengalaman kerja; 8. Dokumen Peralatan konstruksi atau fasilitas kerja apabila ada; 9. Dokumen - Dokumen Kerjasama (Armada Angkut, Quarry, dll), Dokumen - Dokumen Manajemen, Dokumen - Dokumen Jasa Khusus apabila ada; 10. Dokumen perpajakan: NPWP dan SPPKP; 11. Dokumen Rekening Bank (3 bulan terakhir) dan Surat Pernyataan Kebenaran Kepemilikan Rekening; 12. Laporan Keuangan (2 tahun terakhir); 13. Dokumen Pernyataan : Pakta Integritas dan Surat Pernyataan Anti Penyuapan (dengan materai) serta Kebijakan SMAP, ketiganya sesuai dengan template yang tersedia. Sedangkan untuk data perorangan adalah: 1. NIK; 2. NPWP dan SPPKP (bila ada, atau surat pernyataan non PKP); 3. Ijazah; 4. Surat Rekomendasi; 5. Workshop apabila ada; 6. Foto Peralatan apabila ada; 7. Dokumen Tenaga Kerja (NIK & NPWP) apabila ada; 8. Dokumen Rekening Bank (3 bulan terakhir) dan Surat Pernyataan Kebenaran Kepemilikan Rekening; 9. Dokumen Pernyataan : Pakta Integritas dan Surat Pernyataan Anti Penyuapan (dengan materai).
3.2.2. Bagaimana jika kami tidak memiliki SPPKP?Apabila Bapak/Ibu merupakan PKP (Pengusaha Kena Pajak) maka Bapak/Ibu wajib melampirkan SPPKP, namun apabila bukan PKP maka wajib melampirkan surat pernyataan non-PKP yang bertanda tangan diatas materai.
3.2.3. Sebelumnya kami pernah bekerjasama dengan Waskita namun belum memiliki BAST pada kerjasama sebelumnya, bagaimana solusinya?Apabila Bapak/Ibu memiliki pekerjaan, baik di lingkungan Waskita maupun di luar lingkungan Waskita, silahkan mengurus kelengkapan administrasinya terlebih dahulu (SPK/Kontrak, BAST maupun Surat Rekomendasi dari Pemberi Kerja)
3.2.4. Sebelumnya kami pernah bekerjasama dengan Waskita namun tidak diberikan surat referensi pemberi kerja pada kerjasama sebelumnya, bagaimana solusinya?Apabila Bapak/Ibu memiliki pekerjaan, baik di lingkungan Waskita maupun di luar lingkungan Waskita, silahkan mengurus kelengkapan administrasinya terlebih dahulu (SPK/Kontrak, BAST maupun Surat Rekomendasi dari Pemberi Kerja)
3.2.5. Bagaimana metode perhitungan Sisa Kemampuan Nyata?"Sisa Kemampuan Nyata Perusahaan = (0,6 x 7 x Total Modal pada Laporan Keuangan Tahun Terakhir) - (Total Nilai Pekerjaan yang Sedang Bapak/Ibu Kerjakan) Sisa Kemampuan Nyata Perseorangan = (3 x Nilai Kontrak Sejenis Tahun Terakhir) - (Total Nilai Pekerjaan yang Sedang Bapak/Ibu Kerjakan) Sisa Kemampuan Nyata Usaha Mikro dan Kecil = 5 - Jumlah Kontrak yang Sedang Berjalan."
3.2.6. Kapan waktu untuk pengunggahan dokumen verifikasi?Dokumen kualifikasi dapat diunggah sejak Bapak/Ibu menerima email username sampai Bapak/Ibu akan mengikuti pengadaan di lingkungan PT. Waskita Karya (Persero), Tbk.
3.2.7. Surat Pernyataan Bank apakah surat referensi bank atau cukup dengan surat yang dikeluarkan dari perusahaan?Surat pernyataan bank wajib dikeluarkan oleh pihak bank, bertanda tangan dan stempel basah serta ditujukan untuk PT. Waskita Karya (persero)
3.2.8. Apakah kami perlu mengirimkan dokumen fisik?Tidak. Seluruh dokumen akan diverifikasi secara on-desk yang berarti secara online.
3.2.9. Apa yang dimaksud dengan data badan usaha perorangan?Tidak ada badan usaha perseorangan. Apabila Bapak/Ibu adalah Rekanan Perseorangan yang menjalankan Badan Usaha Perseorangan (UD, TB, dll) Bapak/Ibu dapat memilih Badan Usaha Dalam Negeri.
3.2.10. Bagaimana jika sertifikat yang diunggah tidak memiliki tanggal kadaluarsa?Silahkan melakukan tick/centang pada box "berlaku seumur hidup"
3.2.11. Kami sudah upload dokumen namun selalu gagal, bagaimana solusinya?Mohon pastikan format dan ukuran file yang diupload sudah benar dan koneksi internet Bapak/Ibu dalam keadaan stabil.
3.2.12. Perusahaan kami sudah berubah dari CV menjadi PT, bagaimana cara mengubah datanya?Bapak/Ibu dapat melakukan perubahan pilihan Kualifikasi Perusahaan pada menu Informasi Umum > Profil.
3.2.13. Bagaimana jika kami tidak memiliki ijazah namun sistem Wave mewajibkan upload?Ijazah bukan dokumen yang bersifat wajib namun akan mempengaruhi nilai prakualifikasi (PB-04) Bapak/Ibu.
3.2.14. Bagaimana cara mengubah data yang sudah diupload?Untuk perihal pengisian data selama belum diklik ‘kirim’, Bapak/Ibu bisa melakukan pengeditan dengan data yang salah pada proses input.
3.2.15. Mengapa kami diwajibkan untuk mengupload foto kantor hingga ke ruangan kerja?Tujuan kami mewajibkan calon rekanan mengupload foto-foto kantor untuk memastikan bahwa semua vendor telah memenuhi peraturan perundangan-undangan sebab rumah tinggal tidak diperbolehkan menjadi tempat usaha.
3.2.16. Apakah kami wajib mengisikan data laporan keuangan?Bapak/Ibu wajib memberikan informasi laporan keuangan apabila hendak bekerja sama dengan Waskita.
3.2.17. Apabila ada dokumen mandatory yang hilang/tidak dimiliki, bagaimana solusinya?Silahkan mengurus terlebih dahulu dokumen yang hilang tersebut sampai Bapak/Ibu memperoleh dokumen penggantinya.
3.2.18. Daftar peralatan ada berbagai macam (kantor, workshop, dll) dan harus upload berkas. Berkas yang dimaksud apakah berkas kepemilikan atau yang lainnya?Berkas yang harus dilampirkan adalah foto aktual peralatan yang dimiliki oleh perusahaan Bapak/Ibu dan berkas kepemilikannya.
3.2.19. Dokumen yang kami miliki sudah daluwarsa. Apa yang harus kami lakukan?Silahkan melakukan pembaruan dokumen dan mengunggah dokumen yang terbaru di WAVE
Untuk format penamaan dokumen CQSMS disarankan sesuai dengan nama dokumennya dan tidak menggunakan simbol ataupun karakter khusus.
3.3.2. Untuk verifikasi apakah kami cukup mengirimkan foto-foto atau akan ada verifikasi langsung?Apabila foto dan dokumen yang Bapak/Ibu kirimkan diragukan, Waskita akan melakukan verifikasi site visit.
3.3.3. Apakah akan ada evaluasi CQSMS setelah periode tertentu?Evaluasi QHSE akan dilakukan bersamaan dengan evaluasi rekanan.
3.3.4. Saat ini kami memiliki kontrak berjalan dengan Waskita namun skor CQSMS belum bisa terpenuhi. Bagaimana dampaknya?Bapak/Ibu wajib mendaftar di klinik CQSMS. Untuk proses tersebut, silahkan menghubungi SQHSM, QHSEM, ataupun Divisi QHSE Waskita.
3.3.5. Kami belum memahami pertanyaan yang ada, apakah ada pembinaan khusus terkait CQSMS?Pembinaan terkait CQSMS dapat dilakukan melalui klinik CQSMS. Untuk informasi lebih lanjut, Bapak/Ibu dapat menghubungi Business Unit yang bersangkutan atau Divisi QHSE.
3.3.6. Berapa nilai minimum untuk bisa lulus CQSMS?Nilai batas minimum kelulusan CQSMS bergantung pada versi CQSMS yang dilakukan entry. Sistem akan mengkalkulasi secara otomatis dan akan menginfokan status kelulusan berdasarkan versi yang dinilai.
3.3.7. Apabila kami lulus dengan nilai 60, apakah masih bisa untuk diperbaiki lagi?Bapak/Ibu masih bisa memperbaiki nilai tersebut.
Proses verifikasi dilakukan secara bertahap dan akan bergantung kepada jumlah vendor yang meminta verifikasi di waktu yang bersamaan
4. Kendala Update
Vendor yang sudah berstatus Waiting List Dokumen dan sedang dilakukan verifikasi oleh verifikator, tidak diijinkan melakukan update, penggantian, penambahan data serta dokumen di Aplikasi WAVE.
4.2. Bagaimana jika ingin mengubah email yang sudah terlanjur didaftarkan?Penggantian email dapat diajukan kepada SCM Division PT Waskita Karya (Persero) Tbk melalui Surat Permohonan dari Pimpinan perusahaan (apabila Badan Usaha) atau oleh pihak perorangan yang bersangkutan (apabila perorangan) yang dikirimkan ke email scm@waskita.co.id.
5. Kendala Submit
Apabila muncul notifikasi/pop-up "Error" setelah klik simpan atau submit, mohon terlebih dahulu melakukan pemeriksaan mandiri atas berhasil/tidaknya data dan/atau dokumen tersebut tersimpan pada akun Anda. Hal ini dapat dilakukan dengan membuka tab baru untuk mengakses menu yang sama, kemudian pastikan data dan dokumen yang disubmit sudah berhasil tersimpan. Apabila berhasil tersimpan, maka Anda dapat mengabaikan pesan Error tersebut dan melanjutkan proses pengisian lainnya. Apabila tidak tersimpan, mohon hubungi vendor.helpdesk@waskita.co.id untuk bantuan.
5.2. Saya sudah melengkapi data dan dokumen yang dimiliki, apa langkah selanjutnya yang harus saya lakukan?Pada menu [Dashboard] terdapat tombol Kirim yang hanya akan tersedia dan dapat diklik apabila semua data dan dokumen wajib (mandatory) sudah terisi. Kelengkapan dokumen dapat dilihat pada tabel Status Kelengkapan Administrasi yang akan bertanda biru apabila sudah terisi, sedangkan dokumen yang menjadi syarat wajib (mandatory) ditandai dengan bintang (*) Wajib Di Isi.
6. SERVICE DESK
Bapak/Ibu dapat menghubungi Proyek/Business Unit/Corporate Office PT Waskita Karya (Persero) Tbk tempat Bapak/Ibu berkontrak atau melalui email ke vendor.helpdesk@waskita.co.id